Aviso: guía y plantilla de Kit Captación. Cualquier fila o nombre de ejemplo es DEMO (datos completamente ficticios). No se recogen correos reales, no se envían datos a ningún servidor y no se prometen mejoras de conversión ni de ventas.
Plantilla de seguimiento de leads para pymes (sin CRM)
Guía práctica para pymes hispanohablantes que necesitan registrar contactos y organizar el seguimiento con una hoja de cálculo o un panel sencillo, sin implantar un CRM.
Qué columnas usar (y para qué)
Mantén pocas columnas, claras y rellenables en segundos. La base de esta plantilla son 7 columnas; la descarga añade una primera columna DEMO para identificar los ejemplos:
| Columna | Para qué sirve | Ejemplo de valor (DEMO) |
|---|---|---|
| Contacto | Quién es y cómo localizarlo (nombre, empresa, teléfono o email). | Ana Ruiz · Taller Luna · ana.demo@ejemplo.invalid |
| Canal | De dónde llegó el contacto. Ayuda a ver qué fuentes estás usando, sin juzgar «rendimiento». | Web, recomendación, feria, llamada entrante |
| Interés | Qué pidió o qué tema comentó. Evita olvidar el contexto en la siguiente conversación. | Presupuesto de mantenimiento |
| Estado | En qué punto del seguimiento estás. Usa una lista corta y fija. | Nuevo, Contactado, En conversación, Pausado, Cerrado |
| Próxima acción | Qué harás tú a continuación (llamar, escribir, enviar resumen…). | Llamar |
| Fecha próxima acción | Cuándo harás esa acción (fecha concreta). Separarla permite filtrar y ordenar por día. | 2026-11-10 |
| Notas | Detalle breve: objeciones, horario preferido, persona de referencia. | Prefiere llamadas por la mañana |
Estados sugeridos (lista corta)
- Nuevo — acaba de entrar; aún no has respondido.
- Contactado — ya hubo un primer mensaje o llamada.
- En conversación — hay ida y vuelta activa.
- Pausado — el contacto pidió esperar o tú aplazaste a propósito.
- Cerrado — no sigue (sin interés, no encaja, o ya resolviste fuera de este seguimiento).
No hace falta más estados al empezar. Si añades muchos, la hoja se vuelve lenta de mantener.
Descargar plantilla
Descarga la plantilla de seguimiento con las 7 columnas de esta guía y filas DEMO de ejemplo (datos ficticios). Úsala en Excel, Sheets u OpenDocument.
Incluye filas DEMO y una primera columna DEMO (además de las 7 de la guía). El aviso de uso está en esta guía, no en una fila de datos, para no interferir con filtros u ordenaciones. Conserva la cabecera y sustituye todas las filas DEMO por tus propios contactos antes de usarla en tu operativa. No hay registro por correo ni promesas de resultados comerciales.
Cómo usarla (breve)
- Descarga el XLSX (recomendado) o el CSV.
- Abre el archivo y revisa las columnas y la marca DEMO.
- Borra o sustituye las filas DEMO por tus datos.
- Registra el seguimiento: estado, próxima acción y fecha.
Fechas en XLSX y CSV: en el XLSX, «Fecha próxima acción» puede guardarse con hora
00:00:00 y mostrarse como dd/mm/aaaa. En el CSV se escribe como AAAA-MM-DD.
Para la misma fila DEMO, el día debe coincidir tras normalizar formatos.
Cómo empezar en 15 minutos
- Abre tu hoja (Excel, Sheets u OpenDocument) o una de las muestras locales (tras quitar filas DEMO).
- Copia las siete columnas en la primera fila (o deja las cabeceras de la muestra).
- Fija la lista de estados (validación de datos o una nota al lado) para no inventar variantes.
- Añade 3–5 contactos tuyos pendientes. No dejes filas DEMO mezcladas con datos reales.
- Rellena lo esencial: Contacto, Interés, Estado = Nuevo, Próxima acción y Fecha próxima acción de esta semana.
- Ordena o filtra por Fecha próxima acción para ver qué toca hoy o mañana.
Listo: ya tienes un registro usable. El resto es constancia, no complejidad.
Rutina de seguimiento (sugerencia práctica)
Recomendación (no es una regla fija): dedica 10–15 minutos al día laborable o un bloque corto dos o tres veces por semana.
- Abre la hoja o el panel y filtra por Fecha próxima acción ≤ hoy.
- Ejecuta la Próxima acción anotada.
- Actualiza Estado, Notas, la Próxima acción siguiente y su Fecha próxima acción.
- Si un contacto no encaja, márcalo Cerrado con una nota breve.
- Al final del bloque, mira solo los Nuevo sin fecha y asígnales una próxima acción.
La hoja solo funciona si, en los contactos activos, Próxima acción y Fecha próxima acción están rellenas.
Cuando no hay respuesta
Es habitual. No hace falta insistir sin límite ni asumir que «falló» el método.
Sugerencia de ritmo (ajústalo a tu sector y a tu tono):
- Primer intento (día 0): el canal que el contacto usó contigo.
- Segundo intento (2–4 días laborables después): otro canal o un mensaje más corto.
- Tercer intento (una semana después del segundo): cierre amable y pasa a Pausado o Cerrado.
Después, decide una Fecha próxima acción lejana de revisión o cierra el registro. Anota en Notas la fecha del intento, el canal y si hubo silencio.
Ejemplo de filas DEMO
Leyenda (4 filas DEMO): personas, empresas y correos enteramente ficticios.
El dominio .invalid es reservado y no usable en internet. Sustituye estas filas por tus propios datos.
| Contacto | Canal | Interés | Estado | Próxima acción | Fecha próxima acción | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana Ruiz · Taller Luna · ana.demo@ejemplo.invalid | Web | Presupuesto de mantenimiento | Nuevo | Llamar | 2026-11-10 | Prefiere mañana |
| Bruno Vidal · Estudio Norte · bruno.demo@ejemplo.invalid | Recomendación | Duda sobre plazos | Contactado | Enviar resumen | 2026-11-11 | Pidió PDF breve |
| Carla Méndez · Café del Puerto · carla.demo@ejemplo.invalid | Feria | Info general | Pausado | Revisar | 2026-12-01 | Volver tras temporada alta |
| Diego Soto · Reformas Soto · diego.demo@ejemplo.invalid | Llamada entrante | No encaja servicio | Cerrado | — | — | Buscaba otro tipo de trabajo |
Plantilla reutilizable (cabeceras)
Contacto | Canal | Interés | Estado | Próxima acción | Fecha próxima acción | Notas
Nuevo | Contactado | En conversación | Pausado | Cerrado
Demo local de ejemplo (opcional)
El panel de la demo es un ejemplo opcional para ver formulario + listado + estados con datos ficticios. No es un formulario para captar datos reales públicos: los avisos son simulados y ningún dato sale del navegador.
- Usa datos ficticios marcados como DEMO.
- Avisos SIMULADOS; no hay envío a internet.
- Es una muestra de ejemplo, no un servicio de captación real.
- Sin registro, sin cobros, sin publicidad.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un CRM para usar esta plantilla?
No. Está pensada para una hoja de cálculo o un panel sencillo. Un CRM puede tener sentido más adelante; esta guía no lo sustituye ni lo exige.
¿La demo envía mis datos o mis correos?
No. La demo local de ejemplo trabaja con datos ficticios (DEMO) y no envía información a internet como parte de esa demostración. Tampoco pide registro por correo.
¿Puedo copiar las filas de ejemplo a mi negocio?
Puedes copiar la estructura (las 7 columnas y los estados). Las filas de ejemplo son DEMO: sustitúyelas por tus propios datos; no las trates como contactos reales.
¿Los archivos XLSX/CSV son una descarga pública?
No. seguimiento-captacion.xlsx y seguimiento-captacion.csv son muestras locales de la plantilla, para ver la estructura en local (vista previa).
¿Esta página promete más ventas o mejor conversión?
No. Solo ayuda a registrar y organizar el seguimiento. Los resultados comerciales dependen de tu oferta, tu mercado y tu trabajo diario.
¿Incluye automatizaciones de email o recordatorios reales?
No. No propone secuencias automáticas ni recogida de emails. Las acciones las decides y ejecutas tú.
Guías relacionadas
Límites de esta guía
- No sustituye un CRM si ya necesitas equipos grandes, permisos o integraciones.
- No propone automatizaciones reales ni secuencias de email.
- No recoge ni solicita correos reales (tampoco para «registrarte» o «descargar»). Los ejemplos DEMO usan dominio
.invalid. - No afirma resultados comerciales; solo organiza el trabajo de seguimiento.
- Las muestras XLSX/CSV son locales e incluyen filas DEMO; no se presentan con registro por correo.